Соответствие целевой аудитории
Прежде, чем отправлять письмо, нужно убедиться, что письмо предлагает товары или услуги, в которых получатель заинтересован.
Правило одной страницы
Уважайте чужое время – пишите сжато и лаконично, стараясь вместить суть на одной странице.
Актуальность темы
Тема письма очень важна, ведь именно от нее зависит, откроет ли получатель письмо. Тема должна раскрывать, в простой и лаконичной форме, о чем именно идет речь в вашем письме. Она не должна быть оторвана от сути сообщения, также в ней не приветствуются сложные речевые обороты.
Лаконичное изложение основных принципов
Избегайте длинных преамбул – письмо необходимо начинать с той информации, которую вы планируете донести до читателя, иначе до середины письма никто не дойдет. Не используйте специализированных технических терминов, не знакомых основной аудитории.
Нет – сложным предложениям!
Доказано, что большинство современных людей читают «по диагонали» — ритм жизни обязывает быть в курсе всех событий, экономно распределяя время. Избегайте перегруженных предложений и длинных слов, стремитесь к простоте написания.
Интервалы приветствуются
Читателю довольно сложно осилить длинный текст с большими блоками, поэтому используйте короткие параграфы, в которых вся информация изложена в сжатом виде, а также списки – маркерные или нумерованные.
CAPS LOCK – удел блондинок
Шутки шутками, а предложения, набранные заглавными буквами, действительно очень раздражают. Поэтому не стоит использовать CAPS LOCK для подчеркивания важности сообщения. Для этого существуют более действенные инструменты, к примеру, жирный шрифт.
Сдержанность и целостность
Если вы создаете деловое письмо, адресованное серьезным людям, избегайте многообразия цветов, использованных в тексте. В идеале нужно использовать черно-белую схему, допустимо использовать другой цвет для выделений особенно важных пунктов. Избегайте вложений и графических элементов, поскольку письмо такого формата может быть отправлено в папку «Спам» почтовым сервером.
Конкретика
Если Вы хотите увеличить продажи — предлагайте конкретное решение: товар или услугу, с указанием стоимости. Не стоит рассказывать об общей деятельности самой компании или писать о ней хвалебные оды – такое сообщение носит больше ознакомительный характер и не стимулирует спрос.
Выгодное предложение
Распространенной ошибкой является показывать возможности того или иного продукта, тогда как потенциальным покупателям важно знать, в чем будет заключаться их выгода от приобретения товара или услуги. Функции могут присутствовать в письме, но обязательно и включение основных выгод для клиента, к примеру: экономия времени и увеличение продуктивности благодаря новой программе.
Разговорная форма приветствуется
Письма, написанные в разговорном стиле, конечно, без сленговых словечек, адресованные лично, подкупают и настраивают на нужный лад. Теплота и искренность в письме – лучшие инструменты воздействия на читателя.
Отсутствие рисков подкупает
Заинтересуйте потенциального клиента предложением, не таящим в себе рисков. Это может быть бесплатная консультация, список полезных советов, образец продукции.
Ограничение вызывает интерес
Указывайте крайние сроки, даже если они придуманные. Практика показывает, что ограниченные сроки повышают интерес и провоцируют рост количества ответов.
Прямой призыв к действию
Чаще используйте призывную форму: спросите, заказывайте, звоните и т.д. Такая форма обращения подстегивает читателя, который, с большей вероятностью, позвонит и спросит.
Гарантированное качество
Гарантия может выражаться оперативной доставкой, службой поддержки клиентов или самой выгодной ценой в данном сегменте. Подкрепляя предложение гарантией, вы создаете доверительное отношение к вашим услугам или товарам.
Отзывы – на пике популярности
Не лишним будет добавить в письмо хвалебные отзывы клиентов, так как они благотворно влияют на клиентов. Если вы упоминаете имена или названия организаций, это необходимо подкрепить согласием.
Post scriptum – последний в тексте, но не по значению
Специфика современного чтения такова, что мы сначала стараемся прочесть последнюю главу, последнюю страницу в газете. То же касается и писем – читатель сначала опускает глаза в конец письма, и если там будет стоять P.S., оформленный в виде краткого итога сообщения, вы имеете все шансы на успех.
Тщательная проверка
Это касается всех писем, а не только деловой корреспонденции – перед отправкой необходимо проверить логичность изложения и правописание. Идеально сначала набрать текст в текстовом редакторе, а уже потом переносить в электронное письмо.