Відповідність цільової аудиторії
Перш, ніж відправляти лист, потрібно переконатися, що лист пропонує товари або послуги, в яких одержувач зацікавлений.
Правило однієї сторінки
Поважайте чужу час – пишіть стисло і лаконічно, намагаючись вмістити суть на одній сторінці.
Актуальність теми
Тема листа дуже важлива, адже саме від неї залежить, відкриє одержувач листа. Тема повинна розкривати, в простій і лаконічній формі, про що саме йде мова в вашому листі. Вона не повинна бути відірвана від суті повідомлення, також в ній не вітаються складні мовні звороти.
Лаконічний виклад основних принципів
Уникайте довгих преамбул – лист необхідно починати з тієї інформації, яку ви плануєте донести до читача, інакше до середини листа ніхто не дійде. Не використовуйте спеціалізованих технічних термінів, необізнаних основної аудиторії.
Ні – складним пропозицій!
Доведено, що більшість сучасних людей читають «по діагоналі» – ритм життя зобов’язує бути в курсі всіх подій, економно розподіляючи час. Уникайте перевантажених пропозицій і довгих слів, прагнете до простоти написання.
Iнтервали вітаються
Читачеві досить складно осилити довгий текст з великими блоками, тому використовуйте короткі параграфи, в яких вся інформація викладена в стислому вигляді, а також списки – маркерні або нумеровані.
CAPS LOCK – доля блондинок
Жарти жартами, а пропозиції, набрані великими літерами, дійсно дуже дратують. Тому не варто використовувати CAPS LOCK для підкреслення важливості повідомлення. Для цього існують більш дієві інструменти, наприклад, жирний шрифт.
Стриманість і цілісність
Якщо ви створюєте діловий лист, адресований серйозним людям, уникайте різноманіття кольорів, використаних в тексті. В ідеалі потрібно використовувати чорно-білу схему, допустимо використовувати інший колір для виділень особливо важливих пунктів. Уникайте вкладень і графічних елементів, оскільки лист такого формату може бути відправлений у папку «Спам» поштовим сервером.
Конкретика
Якщо Ви хочете збільшити продажі – пропонуйте конкретне рішення: товар або послугу, із зазначенням вартості. Не варто розповідати про спільну діяльність самої компанії або писати про неї хвалебні оди – таке повідомлення носить більше ознайомлювальний характер і не стимулює попит.
Вигідна пропозиція
Поширеною помилкою є показувати можливості того чи іншого продукту, тоді як потенційним покупцям важливо знати, в чому полягатиме їх вигода від придбання товару або послуги. Функції можуть бути присутніми в листі, але обов’язково і включення основних вигод для клієнта, наприклад: економія часу і збільшення продуктивності завдяки новій програмі.
Розмовна форма вітається
Листи, написані в розмовному стилі, звичайно, без сленгових слів, адресовані особисто, підкуповують і налаштовують на потрібний лад. Теплота і щирість в листі – кращі інструменти впливу на читача.
Відсутність ризиків підкуповує
Зацікавте потенційного клієнта пропозицією, що не таїть в собі ризиків. Це може бути безкоштовна консультація, список корисних порад, зразок продукції.
Обмеження викликає інтерес
Вказуйте крайні терміни, навіть якщо вони придумані. Практика показує, що обмежені терміни підвищують інтерес і провокують зростання кількості відповідей.
Прямий заклик до дії
Частіше використовуйте призовну форму: запитайте, замовляйте, телефонуйте і т.д. Така форма звернення підстьобує читача, який, з більшою ймовірністю, подзвонить і запитає.
Гарантована якість
Гарантія може виражатися оперативною доставкою, службою підтримки клієнтів або найвигіднішою ціною в даному сегменті. Підкріплюючи пропозицію гарантією, ви створюєте довірливе ставлення до ваших послуг або товарів.
Відгуки – на піку популярності
Не зайвим буде додати в лист хвалебні відгуки клієнтів, так як вони благотворно впливають на клієнтів. Якщо ви згадуєте імена або назви організацій, це необхідно підкріпити згодою.
Post scriptum – останній в тексті, але не за значенням
Специфіка сучасного читання така, що ми спочатку намагаємося прочитати останню главу, останню сторінку в газеті. Те ж стосується і листів – читач спочатку опускає очі в кінець листа, і якщо там буде стояти P.S., оформлений у вигляді короткого підсумку повідомлення, ви маєте всі шанси на успіх.
Ретельна перевірка
Це стосується всіх листів, а не тільки ділової кореспонденції – перед відправкою необхідно перевірити логічність викладу і правопис. Ідеально спочатку набрати текст в текстовому редакторі, а вже потім переносити в електронний лист.
